Politique de confidentialité
Politique de confidentialité
La présente politique explique de manière claire la façon dont silvionex collecte, utilise, protège, conserve et, lorsque cela est strictement nécessaire, transmet les données personnelles des personnes qui consultent notre site, passent une commande de mobilier d’intérieur, demandent des informations ou sollicitent notre service après-vente.
Notre activité étant principalement consacrée à la vente en ligne de meubles d’intérieur de taille moyenne, les données traitées sont limitées à celles nécessaires à la gestion d’une commande, au paiement, à la livraison, au suivi d’un colis, à la gestion d’un retour, à l’assistance concernant le montage ou les composants du meuble et au respect de nos obligations légales.
1. Principes appliqués à tout traitement de données
Nous traitons les données personnelles conformément aux principes du Règlement général sur la protection des données et aux règles françaises applicables à la protection des données.
Chaque traitement doit répondre à une finalité déterminée, légitime et compréhensible. Nous ne collectons pas une information simplement parce qu’elle pourrait éventuellement être utile ultérieurement.
Nous appliquons notamment les principes suivants :
licéité : chaque traitement repose sur une base juridique appropriée ;
transparence : la personne concernée est informée de l’utilisation de ses données ;
minimisation : seules les données réellement utiles à la finalité poursuivie sont collectées ;
exactitude : les informations peuvent être rectifiées lorsqu’elles sont erronées ou devenues obsolètes ;
limitation de la conservation : les données ne sont pas conservées indéfiniment ;
confidentialité et sécurité : l’accès aux données est limité aux personnes et prestataires qui en ont réellement besoin ;
responsabilité : nous devons être en mesure de justifier les mesures mises en œuvre pour respecter ces principes.
2. Données obligatoires pour préparer et exécuter une commande
Lorsqu’un client achète un meuble, certaines informations sont nécessaires pour enregistrer la commande, identifier le produit acheté, organiser son paiement et permettre sa livraison.
Selon la commande concernée, ces informations peuvent comprendre :
nom et prénom ;
adresse de facturation ;
adresse de livraison ;
code postal et ville ;
pays de livraison ;
adresse électronique ;
numéro de téléphone lorsqu’il est nécessaire au suivi ou à la livraison ;
référence et contenu de la commande ;
quantité de produits commandés ;
montant de la commande ;
mode de livraison sélectionné ;
statut du paiement ;
identifiants techniques de transaction nécessaires au rapprochement d’un paiement avec une commande ;
historique indispensable au traitement d’un retour, d’un remboursement, d’une garantie ou d’une réclamation.
Le refus de fournir une donnée réellement indispensable à la conclusion ou à l’exécution de la vente peut empêcher l’enregistrement, le paiement ou la livraison de la commande.
3. Données utilisées pour la livraison de meubles
La livraison d’un meuble nécessite certaines informations particulières afin d’éviter les erreurs d’adresse et de permettre au transporteur d’identifier le destinataire.
Les données transmises pour cette finalité sont limitées, selon les besoins, au nom du destinataire, à l’adresse de livraison, au numéro de téléphone, à l’adresse électronique lorsque le suivi l’exige, à la référence logistique du colis et aux informations strictement nécessaires à l’acheminement.
Nous n’avons pas vocation à communiquer au transporteur l’historique commercial complet du client, le détail de ses autres achats ou toute information sans rapport avec la livraison concernée.
4. Données liées au paiement
Les opérations de paiement nécessitent le traitement de certaines informations permettant d’autoriser, de confirmer, de refuser ou de rembourser une transaction.
Les organismes chargés du traitement du paiement ne doivent recevoir que les informations nécessaires à cette opération.
Nous n’avons pas besoin de conserver l’intégralité des données confidentielles d’un instrument de paiement pour assurer le suivi administratif normal d’une commande. Les informations que nous conservons sont limitées aux références de transaction, au statut du paiement, au montant et aux données nécessaires à la comptabilité, à la lutte contre les erreurs ou à la gestion d’un remboursement.
5. Données facultatives lors d’une demande de renseignements
Une personne peut nous contacter avant ou après son achat pour poser une question concernant, par exemple, les dimensions d’un meuble, son assemblage, ses matériaux, sa compatibilité avec une pièce, le contenu d’un colis, une pièce de remplacement ou une difficulté rencontrée après réception.
Dans ce contexte, les informations communiquées volontairement peuvent comprendre le nom, l’adresse électronique, le numéro de commande lorsqu’il existe, des photographies du meuble ou de son emballage ainsi que le contenu du message envoyé.
Une information qui n’est pas nécessaire pour répondre à la demande ne doit pas être exigée.
Nous demandons également aux utilisateurs de ne pas transmettre spontanément des informations sensibles qui ne sont pas nécessaires au traitement de leur demande.
6. Photographies transmises au service après-vente
Dans certaines situations, une photographie peut être utile pour identifier une rayure, une pièce endommagée, un problème de finition, une erreur de composant, un élément de quincaillerie manquant ou une détérioration du colis.
Ces photographies sont utilisées uniquement pour examiner la demande concernée et déterminer la solution appropriée.
Le client est invité à éviter d’inclure dans ses photographies des personnes, documents personnels ou informations sans rapport avec le meuble ou le colis.
7. Données techniques nécessaires au fonctionnement du site
Lors de l’utilisation du site, certaines données techniques peuvent être traitées afin d’assurer le fonctionnement, la sécurité et l’intégrité du service.
Elles peuvent notamment comprendre l’adresse IP, des informations techniques relatives au navigateur ou à l’appareil, la date et l’heure d’une requête, des journaux de connexion, des données permettant de détecter une erreur technique et des informations nécessaires à la prévention d’un accès non autorisé.
Ces données ne doivent pas être utilisées de manière incompatible avec la finalité pour laquelle elles ont été recueillies.
8. Cookies et technologies similaires
Certains dispositifs techniques sont indispensables au fonctionnement du site, notamment pour maintenir une session, mémoriser temporairement un panier, assurer la sécurité d’une connexion ou conserver les préférences nécessaires au service demandé.
Lorsqu’un cookie ou un autre traceur n’est pas strictement nécessaire au service demandé et que la législation exige un consentement préalable, il ne doit être activé qu’après un choix valable de l’utilisateur.
L’utilisateur doit pouvoir accepter ou refuser les traceurs soumis au consentement et revenir ultérieurement sur son choix avec une facilité comparable.
Le refus d’un traceur non essentiel ne doit pas, à lui seul, empêcher l’accès aux fonctions essentielles nécessaires à la consultation du site ou à une commande lorsqu’aucune nécessité technique ne le justifie.
9. Bases juridiques utilisées
La base juridique dépend de la finalité du traitement.
L’exécution du contrat constitue notamment la base des traitements nécessaires à l’enregistrement de la commande, au paiement, à sa préparation, à sa livraison et au traitement des demandes directement liées à la vente.
Les obligations légales peuvent justifier la conservation ou l’utilisation de certaines données lorsque la législation impose des obligations comptables, fiscales, de preuve, de garantie ou de coopération avec une autorité compétente.
L’intérêt légitime peut, lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, justifier certains traitements proportionnés liés à la sécurité du site, à la prévention des abus, à la défense de droits en justice ou à l’amélioration de la gestion d’un incident.
Le consentement est utilisé lorsque la loi l’exige, notamment pour certains traceurs ou certaines communications qui ne sont pas nécessaires à l’exécution du contrat.
10. Limitation stricte des finalités
Les données collectées dans le cadre d’une commande de mobilier sont principalement utilisées pour :
enregistrer et confirmer la commande ;
identifier les produits concernés ;
vérifier l’état du paiement ;
préparer les colis ;
organiser la livraison ;
fournir les informations de suivi disponibles ;
répondre à une demande relative au meuble ;
traiter un dommage, une pièce manquante ou une erreur de livraison ;
organiser un retour ou un remboursement ;
assurer les obligations de garantie ;
conserver les documents exigés par la législation ;
protéger le site et les transactions contre les utilisations illicites.
Nous ne réutilisons pas automatiquement une adresse obtenue pour la livraison d’un meuble afin d’envoyer des sollicitations commerciales sans respecter les règles juridiques applicables.
11. Absence de vente des données personnelles
silvionex ne vend pas les données personnelles de ses clients à des tiers.
Les informations collectées pour l’exécution d’une commande ne sont pas mises à disposition d’autres entreprises afin qu’elles constituent librement leurs propres fichiers publicitaires ou commerciaux.
Lorsqu’une utilisation à des fins promotionnelles nécessite un consentement, cette utilisation n’est réalisée qu’après l’obtention d’un consentement valable et peut être arrêtée selon les modalités prévues par la réglementation.
12. Prestataires autorisés à accéder à certaines données
La gestion d’une vente en ligne nécessite l’intervention de certains prestataires techniques ou professionnels.
Selon leur mission, peuvent notamment recevoir une partie des données :
les prestataires chargés du paiement, uniquement pour traiter et sécuriser les opérations financières ;
les transporteurs, uniquement pour acheminer et remettre les colis ;
les prestataires techniques intervenant dans l’hébergement, la sécurité ou le fonctionnement du service, dans la limite de leur mission ;
les conseillers professionnels ou autorités compétentes lorsque la communication est requise par la loi ou nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit.
Chaque destinataire ne doit avoir accès qu’aux catégories de données nécessaires à sa mission.
L’accès accordé à un prestataire chargé d’une opération technique ne lui confère pas le droit d’utiliser librement les données pour ses propres finalités.
13. Principe de minimisation lors du partage des données
Lorsqu’un colis doit être livré, il n’est par exemple pas nécessaire de transmettre au transporteur l’intégralité de l’historique du compte client.
Lorsqu’un paiement doit être traité, il n’est pas nécessaire de transmettre au prestataire financier les photographies éventuellement envoyées au service après-vente.
Nous séparons donc les catégories d’informations selon les besoins opérationnels et limitons l’accès aux données compatibles avec la fonction exercée.
14. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen
Dans la mesure où notre activité peut nécessiter le traitement de certaines données en dehors de l’Espace économique européen, tout transfert international doit respecter les règles prévues par le RGPD.
Lorsqu’un pays ou le destinataire concerné entre dans le champ d’application d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, le transfert peut être fondé sur cette décision.
Lorsque cette base n’est pas disponible ou n’est pas applicable au transfert concerné, des garanties appropriées doivent être mises en place, telles que les clauses contractuelles types reconnues par la Commission européenne, accompagnées lorsque cela est nécessaire de mesures supplémentaires destinées à préserver un niveau de protection approprié.
Nous ne devons pas effectuer un transfert international de données lorsque celui-ci ne peut pas être encadré par un mécanisme juridiquement valable.
15. Conservation des données liées aux commandes
Les informations nécessaires au traitement opérationnel d’une commande sont conservées en base active pendant la période nécessaire à son exécution, à la livraison, au service après-vente et à la gestion des droits attachés à l’achat.
Lorsque certaines données doivent ensuite être conservées en raison d’une obligation légale ou pour établir la preuve d’une opération, elles peuvent être placées en archivage intermédiaire avec des droits d’accès plus restreints.
Les documents comptables et les informations nécessaires à leur justification peuvent être conservés pendant 10 ans lorsque cette durée résulte des obligations légales applicables.
Pour les contrats conclus par voie électronique dont le montant atteint le seuil prévu par la réglementation française, le contrat est également archivé pendant la durée légalement applicable, pouvant atteindre 10 ans à compter de la livraison lorsque celle-ci n’est pas immédiate.
16. Conservation des demandes adressées au service client
Les messages liés à une commande sont conservés pendant la période nécessaire au traitement de la demande, puis, lorsque cela est justifié, pendant une durée compatible avec les délais applicables à la garantie, aux réclamations ou à la défense de droits.
Lorsqu’un échange ne présente plus aucune utilité opérationnelle ou juridique, les informations qui n’ont pas à être archivées sont supprimées ou rendues anonymes.
Les pièces particulièrement volumineuses ou accessoires, telles que certaines photographies de colis, ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire à l’examen et à la résolution de l’incident, sauf nécessité de preuve liée à un litige en cours.
17. Comptes et données devenues inutiles
Les données associées à un compte ne doivent pas être conservées indéfiniment uniquement parce que le compte existe techniquement.
Une vérification périodique peut être effectuée afin d’identifier les données devenues inutiles, les comptes durablement inactifs et les informations dont la conservation active n’est plus justifiée.
Lorsqu’une obligation légale impose néanmoins de conserver certains éléments après la suppression d’un compte, seules les informations nécessaires sont archivées pour la période correspondante.
18. Suppression, anonymisation et archivage
À l’expiration de la durée applicable, les données sont, selon leur nature :
supprimées ;
rendues anonymes de manière irréversible lorsqu’une utilisation statistique non identifiante reste justifiée ;
ou placées dans un espace d’archivage séparé lorsqu’une obligation légale ou un besoin de preuve exige encore leur conservation.
L’archivage ne doit pas servir à maintenir artificiellement une utilisation courante d’informations dont la finalité initiale est terminée.
19. Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données et aux risques associés à notre activité.
Ces mesures peuvent notamment comprendre la protection des communications contre les interceptions non autorisées, la gestion des droits d’accès, la limitation des accès internes, l’authentification des personnes habilitées, la journalisation de certains événements de sécurité, la protection contre les accès automatisés malveillants, les sauvegardes nécessaires à la continuité du service et la mise à jour régulière des composants techniques.
L’objectif est de prévenir notamment l’accès non autorisé, la modification injustifiée, la divulgation, la destruction accidentelle ou la perte des données.
Aucune mesure informatique ne permettant de garantir un risque absolument nul, les protections sont évaluées et adaptées en fonction des risques identifiés.
20. Limitation des accès internes
L’accès aux données personnelles n’est pas accordé indistinctement à toutes les personnes participant à l’activité.
Les données relatives à une commande ne doivent être consultées que lorsque cette consultation est nécessaire à une tâche déterminée, notamment la préparation de la commande, son suivi, la gestion d’une demande client, la comptabilité ou le traitement d’un incident.
Les accès doivent pouvoir être modifiés ou supprimés lorsque la personne concernée n’en a plus besoin.
21. Gestion d’un incident de sécurité
Lorsqu’un incident susceptible d’affecter des données personnelles est détecté, nous examinons sa nature, les catégories de données concernées, le nombre de personnes potentiellement touchées, les conséquences possibles et les mesures permettant de limiter le risque.
Les accès compromis peuvent être bloqués, les identifiants concernés renouvelés, les systèmes affectés isolés et les journaux techniques examinés lorsque ces mesures sont nécessaires à la maîtrise de l’incident.
Les incidents présentant les caractéristiques d’une violation de données personnelles sont documentés conformément au RGPD.
22. Notification d’une violation de données
Lorsqu’une violation de données personnelles est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, elle doit être notifiée à l’autorité de contrôle compétente dans les meilleurs délais et, lorsque cela est possible, au plus tard dans les 72 heures après en avoir pris connaissance.
Si toutes les informations nécessaires ne sont pas immédiatement disponibles, la notification peut être complétée progressivement selon les conditions prévues par le RGPD.
Lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne, celle-ci est également informée sans retard injustifié, sauf lorsqu’une exception légale permet de ne pas procéder à cette communication.
Le délai de 72 heures ne signifie donc pas que chaque incident technique ou chaque erreur sans risque doit automatiquement être signalé aux personnes concernées.
23. Droit d’accès
Toute personne concernée peut demander à savoir si nous traitons des données personnelles la concernant.
Lorsque c’est le cas, elle peut demander l’accès aux informations prévues par le RGPD ainsi qu’une copie de ses données, sous réserve des droits et libertés des tiers et des autres limites prévues par la réglementation.
24. Droit de rectification
Une personne peut demander la correction d’une information inexacte, par exemple une erreur concernant son identité ou ses coordonnées.
Elle peut également demander que des informations incomplètes soient complétées lorsque cela est nécessaire à la finalité du traitement.
25. Droit à l’effacement
Dans les situations prévues par le RGPD, une personne peut demander l’effacement de ses données personnelles.
Ce droit n’est toutefois pas absolu. Certaines informations peuvent devoir être conservées malgré une demande d’effacement lorsqu’une obligation légale l’impose ou lorsque leur conservation reste nécessaire, par exemple à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
Lorsque seules certaines données doivent être conservées, les autres données devenues inutiles peuvent être supprimées.
26. Droit à la limitation du traitement
Une personne peut demander la limitation temporaire de l’utilisation de ses données dans les situations prévues par le RGPD, notamment lorsqu’elle conteste leur exactitude ou lorsqu’une question concernant la licéité ou la nécessité du traitement doit être vérifiée.
Pendant la période de limitation, les données concernées ne sont utilisées que dans les conditions autorisées par la réglementation.
27. Droit d’opposition
Lorsque le traitement repose sur un intérêt légitime, la personne concernée peut, dans les conditions prévues par le RGPD, s’opposer au traitement pour des raisons tenant à sa situation particulière.
Lorsqu’une opposition concerne une prospection commerciale, elle doit être prise en compte conformément aux règles applicables à ce type de communication.
28. Droit à la portabilité
Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, une personne peut recevoir les données qu’elle nous a fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Elle peut également demander leur transmission à un autre responsable de traitement lorsque cette transmission est techniquement possible et juridiquement applicable.
29. Retrait du consentement
Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.
Le retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Lorsque le consentement concerne un traceur, un mécanisme accessible permettant de modifier les préférences doit être proposé.
30. Décisions automatisées
Nous ne devons pas soumettre un consommateur à une décision produisant des effets juridiques ou l’affectant de manière significative lorsque cette décision repose exclusivement sur un traitement automatisé, sauf dans les situations expressément autorisées par la réglementation et avec les garanties requises.
Les mesures techniques utilisées pour la sécurité, la validation opérationnelle ou la détection d’une anomalie ne sont pas automatiquement assimilables à une décision individuelle exclusivement automatisée produisant de tels effets.
31. Procédure pratique pour exercer ses droits
Une demande peut porter sur l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition, la portabilité ou le retrait d’un consentement lorsque le droit correspondant est applicable.
Pour faciliter son traitement, la personne peut indiquer son nom, l’adresse électronique utilisée pour la commande, la référence de commande si la demande s’y rapporte et le droit qu’elle souhaite exercer.
Une copie d’une pièce d’identité n’est pas demandée systématiquement. Une vérification complémentaire ne peut être sollicitée que lorsque des doutes raisonnables existent sur l’identité de la personne présentant la demande.
Lorsque l’identité peut être vérifiée à partir des informations déjà disponibles, nous évitons de demander des documents personnels supplémentaires.
32. Délai de réponse aux demandes RGPD
Une demande recevable concernant l’exercice des droits est traitée dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal de 1 mois à compter de sa réception.
Lorsque la demande est complexe ou que plusieurs demandes sont reçues simultanément, ce délai peut être prolongé conformément au RGPD. La personne concernée est alors informée du prolongement et de ses motifs dans le délai initial.
Lorsqu’une demande ne peut pas être satisfaite, les raisons de cette décision ainsi que les voies de recours disponibles sont communiquées dans les conditions prévues par la réglementation.
33. Gratuité de principe de l’exercice des droits
L’exercice des droits prévus par le RGPD est en principe gratuit.
Dans les cas strictement prévus par la réglementation, notamment lorsqu’une demande est manifestement infondée ou excessive en raison de son caractère répétitif, des mesures particulières peuvent être appliquées.
Une demande ne sera jamais considérée comme excessive uniquement parce qu’un client souhaite connaître l’utilisation faite de ses données.
34. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle
Une personne qui estime que ses données personnelles ne sont pas traitées conformément à la réglementation peut d’abord nous demander des explications ou exercer directement ses droits.
Elle conserve dans tous les cas le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente.
Pour les personnes concernées en France, l’autorité compétente est la Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL.
Une plainte peut notamment être déposée au moyen du service de plainte proposé par la CNIL ou par les autres voies qu’elle met officiellement à disposition.
35. Mise à jour de la présente politique
Cette politique peut être modifiée lorsque nos traitements évoluent, lorsqu’une nouvelle obligation juridique devient applicable ou lorsqu’une modification est nécessaire pour améliorer la transparence de l’information fournie aux utilisateurs.
Une mise à jour de la politique ne peut pas, à elle seule, transformer rétroactivement une donnée collectée pour l’exécution d’une commande en donnée librement utilisable pour une finalité incompatible.
Lorsqu’un nouveau traitement nécessite une information spécifique ou un consentement, ces exigences sont appliquées indépendamment de la simple publication d’une nouvelle version de la présente politique.
36. Responsable du traitement et coordonnées
Pour les traitements décrits dans la présente politique, silvionex agit comme responsable du traitement lorsqu’elle détermine les finalités et les moyens du traitement concerné.
silvionex
Site : silvionex.com
E-mail : frontcare@silvionex.com
Téléphone : +81 (708) 358 92 61
Adresse : 1-1-2-304 Daiba, arrondissement de Minato, Tokyo 135-0091, Japon
Service client : du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00. Le délai de réponse peut être plus long les week-ends et les jours fériés.
Autorité de contrôle en France :
Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07, France
Site officiel : cnil.fr